Polityka prywatności konferencji PROD by Zowie

Administratorem danych osobowych jest Zowie Europe sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Marszałkowskiej 107, 00-110 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000764826, NIP: 5272877599, kapitał zakładowy: 20 000 zł (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: contact@zowie.ai.

Polityka obejmuje przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej wydarzenia, przesłaniem zaproszenia przez Administratora, zgłoszeniem udziału przez formularz zgłoszeniowy, obsługą kodów zaproszeniowych, udziałem w wydarzeniu oraz utrwaleniem jego przebiegu.

Administrator nie jest tożsamy ze spółką Zowie, Inc. Polityka prywatności dostępna pod adresem getzowie.com/privacy-policy dotyczy usług świadczonych przez Zowie, Inc. i nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych opisanego w niniejszej polityce, z wyjątkiem plików cookies, o których mowa w sekcji 13.

Zasady zgłaszania udziału i uczestnictwa w wydarzeniu określa Regulamin uczestnictwa, dostępny na stronie internetowej wydarzenia.

Udział w wydarzeniu wymaga kodu zaproszeniowego. Kod jest generowany dla adresata zaproszenia i przesyłany przez Administratora w spersonalizowanym odnośniku. Każdy kod ma indywidualny limit wykorzystań określony przez Organizatora i wskazany adresatowi przy przekazaniu kodu. Adresat może wykorzystać kod na potrzeby własnego zgłoszenia oraz udostępnić go innym osobom w granicach przypisanego limitu. Każda osoba korzystająca z kodu składa odrębne zgłoszenie. Samo udostępnienie kodu nie gwarantuje miejsca. Poprawna weryfikacja aktywnego kodu i skuteczne przesłanie formularza w granicach przypisanego limitu gwarantują miejsce na wydarzeniu oraz stanowią indywidualne, imienne potwierdzenie udziału.

Przebieg wydarzenia jest utrwalany w formie nagrania audiowizualnego oraz fotografii. Wydarzenie nie jest transmitowane na żywo. Administrator nie publikuje pełnych nagrań. Po wydarzeniu Administrator udostępnia wybrane materiały.

Sesje prowadzone przy drzwiach zamkniętych, w tym sesje dyskusyjne, nie są utrwalane. Sesje te objęte są tzw. regułą Chatham House, zgodnie z którą uczestnicy mogą korzystać z uzyskanych informacji, nie ujawniając tożsamości ani przynależności organizacyjnej osób, które je przekazały.

Utrwalenie obejmuje wystąpienia prelegentów, a także ujęcia sali i uczestników, w tym osób zabierających głos podczas sesji pytań i odpowiedzi. Rozpowszechnianie wizerunku uczestnika, który na utrwalonym materiale stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza, nie wymaga dodatkowego zezwolenia. Jeżeli uczestnik ma zostać przedstawiony w sposób indywidualny, w szczególności w ujęciu bliskim lub z podaniem imienia i nazwiska, Administrator uzyskuje odrębne zezwolenie.

Uczestnik, który nie chce zostać utrwalony, może skorzystać z wyznaczonej strefy nieobjętej nagraniem, oznaczonej w miejscu wydarzenia, oraz zgłosić to obsłudze wydarzenia lub Administratorowi pod adresem contact@zowie.ai.

Podczas wydarzenia uczestnicy mogą podzielić się opiniami i informacjami dotyczącymi wykorzystania sztucznej inteligencji w reprezentowanych przez siebie organizacjach. Udział w badaniu jest dobrowolny, a dane podaje sam uczestnik.

Odpowiedzi służą przygotowaniu zbiorczych wyników prezentowanych podczas wydarzenia oraz Raportu PROD. Wyniki przedstawiane są wyłącznie w formie zbiorczej, bez wskazywania poszczególnych uczestników. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na przygotowaniu i publikacji Raportu PROD (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Odpowiedzi nie powinny zawierać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa organizacji reprezentowanej przez uczestnika ani danych osobowych osób trzecich.

Administrator przetwarza dane podane w formularzu zgłoszeniowym, dane utrwalone podczas wydarzenia oraz dane zebrane automatycznie podczas korzystania ze strony internetowej wydarzenia.

Administrator może udostępnić dane osobowe podmiotom, z usług których korzysta przy przetwarzaniu, takim jak dostawcy usług informatycznych i hostingowych, dostawcy narzędzi do obsługi komunikacji i relacji z klientami, dostawcy usług produkcji i montażu materiałów audiowizualnych, agencje marketingowe i eventowe, podmiot zarządzający obiektem, w którym odbywa się wydarzenie, podmioty świadczące usługi księgowe oraz doradcy prawni.

Administrator może udostępnić dane operatorom platform, na których publikuje materiały, w szczególności serwisów społecznościowych i platform udostępniania materiałów wideo, a także odbiorcom swoich publikacji, w tym użytkownikom tych serwisów i osobom odwiedzającym strony internetowe Administratora. Publikacja materiału w internecie oznacza, że może on być dostępny dla odbiorców z całego świata, w tym spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Administrator może udostępnić dane innym podmiotom, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Administrator korzysta z usług dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w związku z czym dane mogą być przekazywane poza EOG. Administrator korzysta wyłącznie z podmiotów mających siedzibę w państwach, co do których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony, z podmiotów przetwarzających dane na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, o których mowa w art. 46 RODO, bądź z podmiotów przetwarzających dane w oparciu o zasady Data Privacy Framework.

• Dane podane w formularzu zgłoszeniowym oraz dane dotyczące udziału w wydarzeniu - przez okres niezbędny do organizacji wydarzenia, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń związanych z udziałem w wydarzeniu.
• Dane zapisane w systemie obsługującym kody zaproszeniowe - do zakończenia wydarzenia, a następnie przez 3 miesiące na potrzeby weryfikacji frekwencji.
• Dane osób, których zgłoszenie nie zostało potwierdzone - przez 12 miesięcy od dnia rozpatrzenia zgłoszenia.
• Nagranie i fotografie z wydarzenia - przez okres wykorzystywania tych materiałów przez Administratora, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
• Dane przetwarzane w celach marketingowych - do czasu wniesienia sprzeciwu, a w zakresie objętym zgodą na przesyłanie informacji handlowych do czasu jej wycofania. Po wniesieniu sprzeciwu lub wycofaniu zgody Administrator przechowuje dane w zakresie niezbędnym do wykazania tego faktu oraz do uniemożliwienia dalszego kontaktu.

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych oraz prawo otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania danych osobowych;
• prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• prawo do przeniesienia danych osobowych, w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą, a w zakresie marketingu bezpośredniego w każdym czasie i bez podawania przyczyny;
• prawo do wycofania zgody w każdym czasie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu wykonania powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem.

Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestaje przetwarzania danych w objętym nim zakresie, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podanie danych osobowych w formularzu zgłoszeniowym jest dobrowolne, ale niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia i potwierdzenia zaproszenia. Niepodanie tych danych uniemożliwia udział w wydarzeniu.

Wyrażenie zgody na przesyłanie informacji handlowych jest dobrowolne i nie wpływa na rozpatrzenie zgłoszenia ani na możliwość udziału w wydarzeniu.

Strona internetowa wydarzenia działa w ramach serwisu prowadzonego przez Zowie, Inc. Zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii na tej stronie określa polityka prywatności Zowie, Inc., dostępna pod adresem getzowie.com/privacy-policy.

Zgodę na przechowywanie informacji w urządzeniu końcowym i uzyskiwanie do niej dostępu, o której mowa w art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, użytkownik wyraża i wycofuje za pomocą narzędzia zarządzania zgodami dostępnego na stronie. Zgoda nie jest wymagana w zakresie informacji niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika.

Administrator nie podejmuje wobec osoby, której dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec niej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.

Administrator może zmienić niniejszą politykę, w szczególności w razie zmiany zakresu przetwarzania danych lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest dostępna na stronie internetowej wydarzenia.